Fiche de lecture n°2

28 novembre 2006

Nom de l’article

“L'iconothèque numérique: Un nouveau service électronique pour l'université”

Auteur

• Bérengère Schiestse

Attachée d'enseignement et de recherche auprès du Directeur des bibliothèques de l'Université libre de Bruxelles et spécifiquement pour la bibliothèque de médecine.

• Françoise Vandooren

Attachée à la Direction des bibliothèques de l'Université libre de Bruxelles.

Référence bibliographique

Schiestse, Bérengère; Vandooren, Françoise.- L'iconothèque numérique: Un nouveau service électronique pour l'université.- In: BBF 2004, t. 49, n°2, p. 90 - 96

Sujet

En 2002, une “iconothèque numérique” a été mise à la disposition de la communauté de l'Université libre de Bruxelles. Cette dernière a été conçue à partir d'études minutieuses et très precises suivant des approches et des phases d'essais diverses afin d'offrir l'outil d'information le plus performant à la communauté.

Indexation
Collection numérique, Documentation, Iconographie, Iconothèque, SGBD, Université libre de Bruxelles (ULB)

Résumé informatif

L'Université libre de Bruxelles dans un élan de modernisation s'est penchée depuis 1995 sur la possibilité de numériser son vaste fonds de documents iconographiques. Mais il assez intéressant de relever que dans le cadre de cette mission, les bibliothèques se sont heurtées à plusieurs obstacles recurrents qu'entraînent l'introduction des nouvelles technologies. Dans un premier temps on constate que ces collections étaient spécialement des supports d'enseignement qui appartenaient aux professeurs dispensant des cours dans cette université (diapositives , présentations Power Point, réalisations multimédias) et dont seuls les étudiants en avaient un libre accès par approbation du titulaire du cours. Ces documents possédent tous les caractéristiques de l'information et sont à la base les propriétés des enseignants qui les produisent. Ces réalisations étaient dèjà à cette époque déposées sous formats numériques. Mais les résultats escomptés concernant la consultation de ses collections n'étaient pas satisfaisants. Cette faible fréquentation était due en effet à une inaccessibilité des documents dont les usagers avaient besoin. Une solution technologique devait être étudiée. L'idée d'une base de données organisant toutes ces données fut totalement approuvée selon des critères bien définis.

D'une part les auteurs de documents, c'est à dire les scientifiques, devaient indéxer leurs documents eux mêmes pour une plus une grande précision lors du catalogage de ces derniers et dans les recherches d'information. On relève l'obstacle du droit d'auteur sur ces documents qui une fois numérisés ne pourront être communiqués aisément car la loi belge l'interdit formellement. La nécessité de l'autorisation du titulaire des droits devient indispensable. D'autre part, une nouvelle interrogation s'ajoute aux autres énumérées auparavant: quel système de gestion d'images numériques sera adéquat pour les collections iconographiques de l'ULB?
Cette étude de système se fera selon plusieurs approches en commencant par la rédaction d'un cahier des charges en tenant compte des préoccupations des enseignants ainsi qu'une étude compléte sur la mise en place d'un système de gestion de bases de données images (SGBD). Mais ces ébauches dépasseront hélas les montants du budget alloué par l'Université. L'autre approche visera à faire une étude de marché afin d'établir les fonctions de ce système dans la commnauté. Enfin la dernière supposera l'élaboration d'une grille d'analyse fréquentative en tant qu'outil de sélection; cette dernière permettra de faire une comparaison de divers logiciels afin de choisir celle qui présentera le plus d'avantages. Ces évaluations, toutes différentes les unes des autres, permettront d'en tirer des solutions de gestion (tout en sachant que les solutions diffèrent d'un logiciel à un autre). En tenant compte de ces critères de sélections deux progiciels ont été retenus à savoir: Alexandrie⁹ et CONTENTdm¹⁰. Des essais ont été faits afin d'en tirer leurs avantages, surtout à distance, et leurs inconvénients. Finalement le choix de l'ULB s'est porté sur le progiciel CONTENTdm¹⁰ qui offrait une plus grande convivialité de gestion de systèmes avec un hébergement des collections sur un serveur distant se trouvant à Seattle indépendant de l'ULB. Tout ce gisement d'information sera fédéré par un site web qui se chargera de véhiculer les informations de l'iconothèque numérique et fera office également de plate-forme communicationnelle. Cet outil de recherche une fois établi nécessitera des phases d'évaluations qui permettront de relever certaines erreurs de conception ou des manquements comme par exemple une profondeur d'analyse des termes de l'indexation faite par les scientifiques qui diffèrent des termes utilisés par les étudiants pour faire leurs recherches. Il serait très intéressant de trouver un compromis pour faciliter ces recherches.
La mise en place de cet outil de recherche a pris un temps inestimable de création, mais qui a quand même abouti à un outil assez performant et très convivial. Elle se charge en fait de faire une formation à la GED aux enseignants en possession de collections iconographiques sachant que ces acteurs sont très importants, sont à la base de l'iconothèque et alimentent principalement son fonds documentaire qui est en décembre 2003 estimé à 6 collections iconographiques numériques.

Avis critique

La mise en place de l'iconothèque numérique de l'Université libre de Bruxelles a été en fait un projet assez prometteur qui a servi à toute une communauté de chercheurs et d'étudiants. Elle s'est bâtie suivant plusieurs étapes qui ont solidifié les bases de cette iconothèque. La nécessité du corps professoral est très ressentie, en fait l'iconothèque ne peut, si on le comprend bien, fonctionner de manière performante sans l'aide de ses enseignants qui l'alimentent continuellement. Il est normal que les membres d'une même communauté entretiennent ensemble leurs biens mais il est aussi très important d'y introduire des éléments étrangers afin qu'il ait une plus grande diversité d'information. D'autre part, l'ULB s'est rapidement intégrée à l'adoption des nouvelles technologies ce qui est assez rare pour certaines institutions documentaires à cette époque. Les processus d'évaluation des outils documentaires selon plusieurs approches ont été menés rigoureusement afin d'offrir la meilleure plate-forme possible mais aucune évaluation sur les supposés utilisateurs de ces collections n'a été proposée (questionnaire, enquête auprès des étudiants, auprès des usagers habitués des bibliothèques de l'ULB, sensibilisations etc.). Alors que ces dernières évaluations résoudront plusieurs énigmes jusqu'à présent étouffés ou camouflés. Enfin, l'iconothèque numérique de l'ULB est un outil presque parfait de transmission d'information.